Privacy

Privacybeleid Scouting Bosgeest

Scouting Bosgeest verwerkt persoonsgegevens met het doel om met onze leden te communiceren en onze algemene en financiële administratie te kunnen uitvoeren. Met dit document willen wij hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In onze privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging en de vereniging Scouting Nederland.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via ons inschrijfformulier die bevat alle algemene informatie zoals: Naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en de contactgegevens van het lid en (indien minderjarig) de ouders, bankgegevens voor automatische incasso. Dit formulier wordt bij de leiding ingeleverd en gearchiveerd door de penningmeester.

De secretaris verwerkt de gegevens in Scouts Online, de penningmeester verwerkt de machtiging in Rabobank internetbankieren. Scouts Online is de online ledenadministratie software van Scouting Nederland (zie de privacy statement op www.scouting.nl/privacy). Door de registratie in Scouts Online wordt het lid automatisch ingeschreven bij de vereniging Scouting Nederland. De leiding, bestuursleden en ouders hebben toegang tot de gegevens in Scouts Online om ze actueel te houden en te beheren.

Bewaartermijn

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden alle gegevens verwijderd en vernietigd.

Scouting Bosgeest zal bij beëindiging van het lidmaatschap alle gegevens verwijderen en vernietigen, met inachtneming van de bewaartermijn die op grond van de wet vereist is. Voor financiële gegevens is deze termijn op dit moment 7 jaar.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Onze vereniging hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Het is voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding beschikt over informatie betreft de gezondheid van het lid. Hierbij kunt u denken aan voedselallergieën, medicijngebruik of andere medische aandoeningen. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier. Deze dient aan het begin van ieder seizoen te worden ingevuld door de ouders/verzorgers en ingeleverd bij desbetreffende leiding. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. Het formulier is alleen inzichtelijk door het leidingteam van de desbetreffende speltak. De formulieren worden na ieder zomerkamp en na beëindigen van het lidmaatschap vernietigd.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk door het leidingteam van de betreffende speltak en worden zorgvuldig bewaard.

Iedere speltak heeft de e-mailadressen in een contactlijst. E-mails worden gebruikt voor informatie naar leden voornamelijk over lange termijnplanning. E-mails worden verstuurd met de ouders in BCC, om verspreidingen van e-mailadressen tegen te gaan.

Iedere speltak heeft in WhatsApp een contactgroep. Hiermee worden ouders geïnformeerd over wijzigingen in programma op korte termijn, herinneringen en foto’s van de opkomsten worden hier gedeeld. Contacten worden via een link uitgenodigd om deel te nemen aan deze groep.

Beeldmateriaal

Scouting Bosgeest maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering, voor op onze social media en ten behoeve van promotie. Bij lidmaatschapsregistratie kan bezwaar worden aangeven tegen foto’s waarop een lid herkenbaar in beeld is. Dit bezwaar kan altijd worden gemeld bij het secretariaat.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Bosgeest is terug te vinden op onze website.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert ons bestuur binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.